Mengapa proyek Anda GAGAL?

Gagalnya proyek yang anda pimpin, seringkali disebabkan oleh beberapa faktor yang harus disadari dan perlu dihindari, agar proyek anda dapat memenuhi target. Faktor-faktor itu adalah :

Dukungan Sponsor
Seringkali terjadi dukungan Project Sponsor terhadap proyek Anda tidak begitu bagus. Sehingga pada saat Anda dan Tim proyek anda membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi, sering terabaikan. Untuk itu perlu dilakukan langkah-langkah untuk mengkomunikasikan apa yang anda butuhkan kepada Project Sponsor agar mendapat perhatian dan dukungannya.

Keterlibatan Customer/User
Kurangnya keterlibatan customer/user dalam proyek anda, dapat mengakibatkan proyek yang anda pimpin Gagal memenuhi target. Untuk itu perlu dilakukan strategi agar Customer/User dapat dilibatkan dalam berbagai kegiatan dalam proyek anda, agar dapat dipastikan proyek anda dapat memenuhi kebutuhan dan atau ekspektasi mereka.

Kekurangan Sumber Daya (resource)
Apabila anda (PM) merasa resource yang dimiliki masih belum memenuhi kebutuhan dalam proyek anda, coba lakukan Leveling Resource, dan apabila tidak berhasil, sesegera mungkin informasikan ke Project Sponsor untuk dapat ditinjau kembali.

Target Waktu yang kurang realistik
Apabila target waktu yang dibebankan ke Anda (PM) tidak begitu realistik, komunikasikan kembali dengan Project Sponsor untuk dapat dinegosiasikan kembali agar target proyek menjadi lebih realistik.

Kegagalan berkomunikasi
Seringkali Anda (PM) gagal atau kurang bisa dalam berkomunikasi karena Communication Skill yang masih kurang handal. Sehingga setiap orang masih beranggapan bahwa proyek berjalan dengan baik sampai disadari proyek tidak dapat memenuhi target. Untuk menghindari kasus di atas, perlu adanya komunikasi status proyek maupun proyeksinya sedini mungkin, agar tim proyek anda masih punya waktu untuk memperbaikinya sesuai target.

Motivasi kerja rendah (Low morale)
Proyek anda seringkali mengalami keterlambatan karena diakibatkan motivasi kerja tim yang rendah. Untuk menghindari masalah ini, anda harus dapat memotivasi mereka dengan cara memberi contoh cara bekerja dalam proyek, mengusulkan pemberian Reward dan Recognition kepada yang berprestasi, sehingga diharapkan tim anda dapat memenuhi target yang dibebankan untuk dicapai.

Ketidakjelasan Ruang Lingkup Pekerjaan (Scope)
Scope yang tidak jelas dan tidak lengkap dapat menyebabkan terjadinya banyak perubahan-perubahan yang dapat menyebabkan target proyek anda terutama target waktu dan budget tidak tercapai. Untuk itu perlu dibuatkan strategi bagaimana Scope proyek anda dapat diidentifikasi secara lengkap dan jelas dalam tahapan awal proyek anda. Untuk perubahan-2 yang mungkin muncul dalam proyek, perlu dibuatkan Sistem dan Prosedur yang tersentralisasi (Change Control System) agar semua dampak dari perubahan yang disetujui dapat disesuaikan (update) kembali, sebagai target baru.

10 Tips untuk meningkatkan Performansi Tim

Banyak cara meningkatkan performa/kinerja tim proyek anda. Anda dapat mencoba 10 tips di bawah ini, dengan harapan dapat membantu anda me manage dan meng organize tim secara lebih baik. Adapun tips-2 tersebut adalah :

Tip 1. Jelaskan VISI proyek anda
Tim proyek dapat mengerjakan dengan baik seluruh pekerjaan yang diberikan, apabila mereka mengerti dan memahami latar belakang MENGAPA proyek dilakasanakan, APA yang akan dibuat dan BAGAIMANA mengerjakannya. Untuk itu sebagai PM anda harus bisa menjelaskan dengan lengkap VISI, SASARAN, TARGET proyek, dan RUANG LINGKUP pekerjaan dari proyek anda kepada tim proyek anda, sehingga anda akan memperoleh dukungan dan komitmen dari tim secara lebih baik.

Tip 2. Pelihara hubungan baik dengan setiap anggota tim
Setelah meeting selesai, coba jelaskan secara personal dengan masing-masing anggota timmengenai peranan penting mereka agar proyek dapat diselesaikan sesuai target yang diberikan. Cek kembali apakah Job Description yang diberikan benar-2 jelas dan lengkap, dan bagaimana cara anda mengukur performa tim dari seluruh pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka. Cobalah mendapatkan INPUT dari mereka mengenai pengaturan pekerjaan, motivasi dan cara supporting yang mereka butuhkan dari anda.

Tip 3. Aturlah waktu kerja tim secara proporsional
Pekerjaan proyek sering mengalami kondisi Under Pressure, dan sebagai PM anda harus bisa mengatur waktu kerja dari tim anda. Pekerjaan mana yang harus menggunakan waktu lembur dan mana yang tidak. Ini akan membantu dalam rangka mencegah penurunan performa tim.

Tip 4. Kontrol hasil kerja tim
Hasil kerja tim harus dapat dikontrol secara periodik (harian, mingguan atau bulanan) untuk dievaluasi pencapaian target kerja dari tim, mana yang melebihi target dan mana yang harus diperbaiki. Coba utarakan kepada tim secara terbuka dan konstruktif.

Tip 5. Berpikirlah positif
Dalam menghadapi permasalahan-2 dalam proyek, tetap selalu berpikir positif, jangan hanya menyalahkan tim anda, karena akan merusak hubungan baik anda dengan tim. Cobalah dievaluasi kembali dan berikan dukungan kepada tim untuk perbaikan-2 yang diperlukan.

Tip 6. Berikan penghargaan atas prestasi kerja tim
Penghargaan hasil kerja tim sering kali terlupakan, sehingga membuat motivasi kerja tim bisa menurun. Jadi apabila tim anda dapat memenuhi atau bahkan melebihi target yang ditetapkan dalam proyek, berikan apresiasi atau penghargaan untuk mereka, walaupun mungkin hanya sekedar jabat tangan atau mentraktir mereka.

Tip 7. Kembangkan terus kekompakan tim
Kekompakan tim (teamwork) sangat penting untuk selalu dievaluasi selama proyek berlangsung, sehingga penting sekali bagi anda untuk membuat program-2 kecil bagaimana tim anda selalu kompak dalam melaksanakan seluruh pekerjaan proyek sesuai dengan target.

Tip 8. Berikan waktu istirahat
Jangan ragu memberikan waktu istirahat bagi anggota tim apabila diperlukan. Hal ini akan mengurangi cuti sakit, meningkatkan performa dan efisiensi tim anda.

Tip 9. Berikan apa yang mereka butuhkan
Motivasi setiap anggota tim tentunya berbeda-beda. Sebagai PM anda harus bisa mengetahui dan memahami motivasi dari setiap anggota tim anda. Berikan penghargaan atas prestasi berdasarkan apa yang memotivasi mereka sehingga diharapkan performa mereka akan semakin meningkat.

Tip 10. Rayakan kesuksesan proyek anda
Seringkali terjadi perayaan kesuksesan proyek tidak dilakukan mengingat pekerjaan proyek berikutnya sudah menunggu. Ini akan menyebabkan perasaan stress dari proyek sebelumnya akan terbawa ke proyek selanjutnya. Cobalah untuk membuat kegiatan perayaan setelah proyek selesai agar sega perasaan kurang enak, stress dan lain-lain dapat dikeluarkan dan diselesaikan melalui acara ini, sehingga untuk pekerjaan proyek yang baru, tim dapat lebih fresh dan mempunyai semangat yang tinggi untuk bekerja kembali.

Dengan melaksanakan tip-tip di atas, diharpakan performa tim anda dapat lebih baik lagi, sehingga proyek anda dapat diselesaikan sesuai target. Selamat mencoba dan SUKSES selalu.

Giving the Good Presentation

Dalam memberikan presentasi, terutama untuk melaporkan perkembangan Proyek yg anda pimpin, ada beberapa hal yg harus dilakukan, agar presentasi anda berhasil dengan baik, yaitu :

Buatlah Ringkasan dari beberapa topik yg akan disampaikan pada Slide awal, agar audiens mengerti tentang apa yg akan disampaikan;

Buatlah strategi agar audiens ikut terlibat pada sesi awal, pertengahan maupun akhir presentasi. Caranya buatlah pertanyaan mendasar yg menarik untuk dijawab oleh audiens pada awal dan atau pertengahan sesi. Pada akhir sesi, buatkan pertanyaan mengenai pemahaman audiens tentang seluruh topik penting yg sudah dipresentasikan;

Jangan hanya membaca slide! Jika anda hanya membaca slide audiens akan bosan karena mereka dapat membacanya sendiri! Coba sampaikan dengan menarik dan berikan contoh2 konkrit untuk penjelasannya;

Berikan kesempatan kepada audiens untuk membahas topik yg anda sudah sampaikan dalam sesi istirahat (break), agar dapat lebih jelas untuk dipahami;

Gunakan tangan, wajah dan intonasi vokal anda agar presentasi Anda menjadi menarik. Audiens akan bosan dan tidak tertarik malah mungkin akan tertidur..., apabila penjelasan yg diberikan hanya datar-datar saja;

Anda harus percaya diri dan jangan merasa gugup. Jika Anda melakukan presentasi dengan keyakinan yg tinggi, audiens Anda akan melihat dan percaya bahwa apa yang Anda sampaikan benar benar terlaksana dengan baik (penyampaian harus jujur dan sesuai kondisi).

Pada sesi penutup, buatlah kesimpulan dari presentasi ini secara singkat dan jelas, dan buatkan komitmen untuk seluruh audiens bahwa proyek anda memerlukan dukungan mereka untuk dapat berhasil dengan baik dan sesuai target.

Selamat mencoba..!

PMBOK Edisi 4 Th 2008

PMBOK versi 4 Th 2008 akan di "launch" 31 Desember 2008. Menurut beberapa artikel terutama dari PMI menyatakan bahwa perubahan dari versi yang lama tidak begitu drastis alias tidak semua konten mengalami perubahan dalam PMBOK yang terbaru. Beberapa perubahan tersebut adalah :

Process changes

• Ada 2 (dua) proses baru dalam requirements collection dan stakeholder identification
• Yang dihapus adalah develop Preliminary Scope Statement and Plan Scope
• Procurements juga telah dikurangi dari enam proses sampai empat proses, yaitu:
* Plan Procurements
Plan Purchases and Acquisitions
Plan Contracting
* Conduct Procurements
Request Seller Responses
Select Sellers
* Administer Procurements
* Close Procurements

Content Clarification

Salah satu tujuan dari revisi ini adalah untuk membuat format dan terminologi beserta penjelasannya lebih tersruktur, konsisten dan terstandar dengan baik, terutama untuk:
• penjelasan
o Project Scope Statement vs. Project Charter
o Project Management Plan content vs. processes to manage the project
o Change Requests
• Konsistensi
o konsisten dalam istilah untuk masukan/input dan keluaran/output

The Chapters

• Chapter 1: Introduction
o Diskusi pemahaman traditional triple constraint (time / cost / quality) menjadi proses menyeimbangkan pemenuhan project constraints seperti scope, schedule, quality, budget, resources and risk
o Juga diskusi mengenai istilah projects vs programs, portfolios, strategic planning and operations
• Chapter 2: Project Lifecycles and Organization
o Penyesuaian dengan standar lain yg berlaku
o Diskusi mengenai stakeholder roles dalam proyek
o Update dan tambahan Gambar/grafik
• Chapter 3: Project Management Processes for a Project
o Gambaran terbaru mengenai project management process interactions, with emphasis dalam integrating processes
o Modifikasi deskripsi Process group terutama untuk Initiating / Executing / Closing
• Chapter 4: Project Integration Management
o Konsep developing a Preliminary Scope Statement dihilangkan
o Ada penambahan pemahaman untuk konsep Develop Project Management Plan dan Close Project or Phase
• Chapter 5: Project Scope Management
o Plan Scope process diganti dengan Collect Requirements
o Outputs dari proses ini terdiri dari:
 Requirements management plan
 Requirements documentation
 Requirements traceability matrix
• Chapter 6: Project Time Management
o Revisi fous utama dalam reorganizing and streamlining the chapter agar dapat lebih dipahami
o Diskusi AOA dihilangkan
• Chapter 7: Project Cost Management
o To-Complete Performance Index (TCPI) ditambahkan sebagai tool dalam control cost
o Greater alignment between 5.5 (Control Scope), 6.6 (Control Schedule) and 7.3 (Control Costs)
• Chapter 8: Project Quality Management
o Deskripsi proses-proses lebih akurat
o Diskusi mengenai cost of quality ditambah penjelasannya
o Quality Baseline hdihilangkan
• Chapter 9: Project Human Resource Management
o Manage Project Team dipindahkan dariMonitoring & Controlling ke Executing
o Dalam appendix, topics and references ditambah
• Chapter 10: Project Communication Management
o Proses Identify Stakeholders ditambahkan dalam Initiating Group
 Outputs terdiri dari: Stakeholder Register; and Stakeholder Management Strategy
o Manage Stakeholder dirubah menjadi Manage Stakeholder Expectation
• Chapter 11: Project Risk Management
o Chapter ini ada penambahan beberapa pemahaman penting sesuai dengan best practices, antara lain:
“For every complex problem, there is an answer which is clear, simple and wrong”
“Don’t expect BIG change; expect clarifying minor change; and expect some folks to find the clarifications less than clarifying”
• Chapter 12: Project Procurement Management
o Berubah dari 6 proses menjadi 4 proses
o Konsep teaming agreements ditambahkan
o Cost Plus Percentage of Costs sebagai contract type dihilangkan; it’s illegal in most locations
• Appendix:
o appendix dari interpersonal skills ada penambahan, yaitu:
 Leadership
 Team Building
 Motivation
 Communication
 Influencing

Demikian sekilas gambaran dari PMBOK 4th 2008. Semoga bahasan ini semakin memperkaya pemahaman anda dalam konsep Project Management dengan lebih baik lagi.

What is the Project ???

Before you can be a good 'project manager' and apply good 'project management' techniques, you must first be sure that the work you are undertaking is, in fact, a project. Some people say that all work is a project, but that is not totally accurate. There are really multiple kinds of work – support, operations, management, projects etc.

Support, work includes maintaining current solutions that are already in place. For IT development people, support work consists of answering questions, going to regularly scheduled meetings, fixing problems in the production systems, etc. For sales people, this could be making daily sales calls, moving contracts through an approval process, updating call logs, etc. Operations work consists of the routine work required to run the business processes. For an accounts receivable clerk this could be checking reports, balancing accounts, posting journal entries, closing out the system, etc. Management work is required to manage and lead people and business processes.

The key aspect is this type of work is that it is an ongoing and routine part of your job. This is the work you do today, tomorrow and a month from now.

According to PMBOK 2004 from PMI,

A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result

Project management is “the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities in order to meet project requirements”

On the other hand, projects are not routine. The biggest difference in these categories of work is that projects, by their definition, have a defined start and end-date. There is a point in time when the work did not exist (before the project), when it does exist (the project), and when it does not exist again (after the project). This is the key determinant of whether a piece of work is a project. However, other characteristics of a project include a defined scope, finite budget, specific end results (or deliverables) and assigned resources. Another characteristic of a project is that the work is unique. Even if a project is similar to another one, it is not exactly the same because circumstances change and because things are always different when you are dealing with people.

That being said, now you must get practical. In theory, projects can be one hour, 100 hours or 100,000 hours. So, you must recognize that, although the creation of a small deliverable is a project, it does not need the structure and discipline of a much larger project. For a one-hour project, you 'just do it'. Any planning, analysis and design is all done in your head. For a twenty hour project, you mostly 'just do it'. However, now you may need to plan a little bit, maybe communicate a little bit, maybe deal with problems a little bit. A one hundred hour project probably has too much work to plan and manage all in your head. For instance, you need to start defining the work and building a simple workplan. A 5,000 hour project needs full project management discipline. On the other extreme, a 100,000 hour project probably has too much work to get your head around it all. This requires you to break the larger project up into smaller, but related, projects to get the entire piece of work done.

20 Key Project Manager Actions and Deliverables *

Action	Deliverables
Initiating
1. Demonstrate project need and feasibility.	A document confirming that there is a need for the project deliverables and describing, in broad terms: the deliverables, means of creating the deliverables, costs of creating and implementing the deliverables, benefits to be obtained by implementing the deliverables.
2. Obtain project authorization.	A "go/no go" decision is made by the sponsor. A project manager is assigned. A "project charter" is created which: Formally recognizes the project Is issued by a manager external to the project and at a high enough organizational level so that he or she can meet project needs Authorizes the project manager to apply resources to project activities
3. Obtain authorization for the phase.	A "go/no go" decision is made by the sponsor which authorizes the project manager to apply organizational resources to the activities of a particular phase Written approval of the phase is created which Formally recognizes the existence of the phase Is issued by a manager external to the project and at a high enough organizational level so that he or she can meet project needs
Planning
4. Describe project scope.	Statement of project scope Scope management plan Work breakdown structure
5. Define and sequence project activities.	An activity list (list of all activities that will be performed on the project) Updates to the work breakdown structure (WBS) A project network diagram
6. Estimate durations for activities and resources required.	Estimate of durations (time required) for each activity and assumptions related to each estimate Statement of resource requirements Updates to activity list
7. Develop a project schedule.	Project schedule in the form of Gantt charts, network diagrams, milestone charts, or text tables Supporting details, such as resource usage over time, cash flow projections, order/delivery schedules, etc.
8. Estimate costs.	Cost estimates for completing each activity Supporting detail, including assumptions and constraints Cost management plan describing how cost variances will be handled
9. Build a budget and spending plan.	A cost baseline or time-phased budget for measuring/monitoring costs A spending plan, telling how much will be spent on what resources at what time
10. Create a formal quality plan. (optional)	Quality management plan, including operational definitions Quality verification checklists
11. Create a formal project communications plan. (optional)	A communication management plan, including: Collection structure Distribution structure Description of information to be disseminated Schedules listing when information will be produced A method for updating the communications plan
12. Organize and acquire staff.	Role and responsibility assignments Staffing plan Organizational chart with detail as appropriate Project staff Project team directory
13. Identify risks and plan to respond. (optional)	A document describing potential risks, including their sources, symptoms, and ways to address them
14. Plan for and acquire outside resources. (optional)	Procurement management plan describing how contractors will be obtained Statement of work (SOW) or statement of requirements (SOR) describing the item (product or service) to be procured Bid documents, such as RFP (request for proposal), IFB (invitation for bid),etc. Evaluation criteria -- means of scoring contractor's proposals Contract with one or more suppliers of goods or services
15. Organize the project plan.	A comprehensive project plan that pulls together all the outputs of the preceding project planning activities
16. Close out the project planning phase.	A project plan that has been approved, in writing, by the sponsor A "green light" or okay to begin work on the project
17. Revisit the project plan and replan if needed.	Confidence that the detailed plans to execute a particular phase are still accurate and will effectively achieve results as planned.
Executing
18. Execute project activities.	Work results (deliverables) are created. Change requests (i.e., based on expanded or contracted project) are identified. Periodic progress reports are created. Team performance is assessed, guided, and improved if needed. Bids/proposals for deliverables are solicited, contractors (suppliers) are chosen, and contracts are established. Contracts are administered to achieve desired work results.
Controlling
19. Control project activities.	Decision to accept inspected deliverables Corrective actions such as rework of deliverables, adjustments to work process, etc. Updates to project plan and scope List of lessons learned Improved quality Completed evaluation checklists (if applicable)
Closing
20. Close out project activities.	Formal acceptance, documented in writing, that the sponsor has accepted the product of this phase or activity. Formal acceptance of contractor work products and updates to the contractor's files. Updated project records prepared for archiving. A plan for follow-up and/or hand-off of work products
* From The Project Manager's Partner © Copyright 1996, 2001 Michael Greer & HRD Press