Giving the Good Presentation

Dalam memberikan presentasi, terutama untuk melaporkan perkembangan Proyek yg anda pimpin, ada beberapa hal yg harus dilakukan, agar presentasi anda berhasil dengan baik, yaitu :

Buatlah Ringkasan dari beberapa topik yg akan disampaikan pada Slide awal, agar audiens mengerti tentang apa yg akan disampaikan;

Buatlah strategi agar audiens ikut terlibat pada sesi awal, pertengahan maupun akhir presentasi. Caranya buatlah pertanyaan mendasar yg menarik untuk dijawab oleh audiens pada awal dan atau pertengahan sesi. Pada akhir sesi, buatkan pertanyaan mengenai pemahaman audiens tentang seluruh topik penting yg sudah dipresentasikan;

Jangan hanya membaca slide! Jika anda hanya membaca slide audiens akan bosan karena mereka dapat membacanya sendiri! Coba sampaikan dengan menarik dan berikan contoh2 konkrit untuk penjelasannya;

Berikan kesempatan kepada audiens untuk membahas topik yg anda sudah sampaikan dalam sesi istirahat (break), agar dapat lebih jelas untuk dipahami;

Gunakan tangan, wajah dan intonasi vokal anda agar presentasi Anda menjadi menarik. Audiens akan bosan dan tidak tertarik malah mungkin akan tertidur..., apabila penjelasan yg diberikan hanya datar-datar saja;

Anda harus percaya diri dan jangan merasa gugup. Jika Anda melakukan presentasi dengan keyakinan yg tinggi, audiens Anda akan melihat dan percaya bahwa apa yang Anda sampaikan benar benar terlaksana dengan baik (penyampaian harus jujur dan sesuai kondisi).

Pada sesi penutup, buatlah kesimpulan dari presentasi ini secara singkat dan jelas, dan buatkan komitmen untuk seluruh audiens bahwa proyek anda memerlukan dukungan mereka untuk dapat berhasil dengan baik dan sesuai target.

Selamat mencoba..!

PMBOK Edisi 4 Th 2008

PMBOK versi 4 Th 2008 akan di "launch" 31 Desember 2008. Menurut beberapa artikel terutama dari PMI menyatakan bahwa perubahan dari versi yang lama tidak begitu drastis alias tidak semua konten mengalami perubahan dalam PMBOK yang terbaru. Beberapa perubahan tersebut adalah :

Process changes

• Ada 2 (dua) proses baru dalam requirements collection dan stakeholder identification
• Yang dihapus adalah develop Preliminary Scope Statement and Plan Scope
• Procurements juga telah dikurangi dari enam proses sampai empat proses, yaitu:
* Plan Procurements
Plan Purchases and Acquisitions
Plan Contracting
* Conduct Procurements
Request Seller Responses
Select Sellers
* Administer Procurements
* Close Procurements

Content Clarification

Salah satu tujuan dari revisi ini adalah untuk membuat format dan terminologi beserta penjelasannya lebih tersruktur, konsisten dan terstandar dengan baik, terutama untuk:
• penjelasan
o Project Scope Statement vs. Project Charter
o Project Management Plan content vs. processes to manage the project
o Change Requests
• Konsistensi
o konsisten dalam istilah untuk masukan/input dan keluaran/output

The Chapters

• Chapter 1: Introduction
o Diskusi pemahaman traditional triple constraint (time / cost / quality) menjadi proses menyeimbangkan pemenuhan project constraints seperti scope, schedule, quality, budget, resources and risk
o Juga diskusi mengenai istilah projects vs programs, portfolios, strategic planning and operations
• Chapter 2: Project Lifecycles and Organization
o Penyesuaian dengan standar lain yg berlaku
o Diskusi mengenai stakeholder roles dalam proyek
o Update dan tambahan Gambar/grafik
• Chapter 3: Project Management Processes for a Project
o Gambaran terbaru mengenai project management process interactions, with emphasis dalam integrating processes
o Modifikasi deskripsi Process group terutama untuk Initiating / Executing / Closing
• Chapter 4: Project Integration Management
o Konsep developing a Preliminary Scope Statement dihilangkan
o Ada penambahan pemahaman untuk konsep Develop Project Management Plan dan Close Project or Phase
• Chapter 5: Project Scope Management
o Plan Scope process diganti dengan Collect Requirements
o Outputs dari proses ini terdiri dari:
 Requirements management plan
 Requirements documentation
 Requirements traceability matrix
• Chapter 6: Project Time Management
o Revisi fous utama dalam reorganizing and streamlining the chapter agar dapat lebih dipahami
o Diskusi AOA dihilangkan
• Chapter 7: Project Cost Management
o To-Complete Performance Index (TCPI) ditambahkan sebagai tool dalam control cost
o Greater alignment between 5.5 (Control Scope), 6.6 (Control Schedule) and 7.3 (Control Costs)
• Chapter 8: Project Quality Management
o Deskripsi proses-proses lebih akurat
o Diskusi mengenai cost of quality ditambah penjelasannya
o Quality Baseline hdihilangkan
• Chapter 9: Project Human Resource Management
o Manage Project Team dipindahkan dariMonitoring & Controlling ke Executing
o Dalam appendix, topics and references ditambah
• Chapter 10: Project Communication Management
o Proses Identify Stakeholders ditambahkan dalam Initiating Group
 Outputs terdiri dari: Stakeholder Register; and Stakeholder Management Strategy
o Manage Stakeholder dirubah menjadi Manage Stakeholder Expectation
• Chapter 11: Project Risk Management
o Chapter ini ada penambahan beberapa pemahaman penting sesuai dengan best practices, antara lain:
“For every complex problem, there is an answer which is clear, simple and wrong”
“Don’t expect BIG change; expect clarifying minor change; and expect some folks to find the clarifications less than clarifying”
• Chapter 12: Project Procurement Management
o Berubah dari 6 proses menjadi 4 proses
o Konsep teaming agreements ditambahkan
o Cost Plus Percentage of Costs sebagai contract type dihilangkan; it’s illegal in most locations
• Appendix:
o appendix dari interpersonal skills ada penambahan, yaitu:
 Leadership
 Team Building
 Motivation
 Communication
 Influencing

Demikian sekilas gambaran dari PMBOK 4th 2008. Semoga bahasan ini semakin memperkaya pemahaman anda dalam konsep Project Management dengan lebih baik lagi.